Polityka przetwarzania danych osobowych w procesie rekrutacji

w Miramar spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Wałbrzychu (adres: Nowa Wieś 155, 58-308 Wałbrzych), wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia – Fabrycznej we Wrocławiu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem: 0000162432, REGON: 89021303400000, NIP: 8860027066

Wałbrzych, 24 sierpnia 2023 roku

Preambuła:

W związku z faktem, iż w toku prowadzonych przez Miramar spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Wałbrzychu (adres: Nowa Wieś 155, 58-308 Wałbrzych), rekrutacji zbierane i przetwarzane będą dane osobowe kandydatów zgodnie z właściwymi przepisami, w tym w szczególności zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), Miramar spółka z ograniczoną odpowiedzialnością przyjmuje niniejszy dokument  -  Politykę przetwarzania danych osobowych w procesie rekrutacji.

§ 1. Definicje

Administrator - Miramar spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Wałbrzychu (adres: Nowa Wieś 155, 58-308 Wałbrzych), wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia – Fabrycznej we Wrocławiu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem: 0000162432, REGON: 89021303400000, NIP: 8860027066.

Kandydat - osoba fizyczna biorąca udział w procesach rekrutacyjnych przeprowadzanych przez Administratora;

Polityka - niniejsza Polityka przetwarzania danych osobowych w procesie rekrutacji;

Dane osobowe - informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej; możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikatorO internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej;

RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);

§ 2. Tożsamość i dane kontaktowe Administratora

Administratorem Danych osobowych pozyskanych od Kandydata w związku z udziałem w procesie rekrutacji jest Miramar spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Wałbrzychu (adres: Nowa Wieś 155, 58-308 Wałbrzych), wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia – Fabrycznej we Wrocławiu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem: 0000162432, REGON: 89021303400000, NIP: 8860027066 e-mail: [email protected].

Administrator Danych powołał Inspektora OchFrony Danych - Patrycję Wróblewską, z którą można się skontaktować pod adresem: [email protected].

§ 3. Bezpieczeństwo danych osobowych

1. W celu zapewnienia integralności i poufności danych Administrator wdrożył procedury umożliwiające dostęp do Danych osobowych jedynie osobom upoważnionym i wyłącznie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania. Administrator stosuje rozwiązania organizacyjne i techniczne w celu zapewnienia, że wszystkie operacje na danych osobowych są rejestrowane i dokonywane tylko przez osoby uprawnione.
2. Administrator podejmuje ponadto wszelkie niezbędne działania, by także jego podwykonawcy i inne podmioty współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają Dane osobowe na zlecenie Administratora.
3. Administrator prowadzi na bieżąco analizę ryzyka związanego z przetwarzaniem Danych osobowych i monitoruje adekwatność stosowanych zabezpieczeń danych do identyfikowanych zagrożeń. W razie konieczności Administrator wdraża dodatkowe środki służące zwiększeniu bezpieczeństwa danych.

§ 4. Dane osobowe przetwarzane w procesie rekrutacji

1. Administrator przetwarza następujące Dane osobowe Kandydata w procesie rekrutacji: imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez Kandydata, informacje o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.
2. Administrator przetwarza również inne Dane osobowe zawarte przez Kandydata w dokumentach aplikacyjnych (m.in. w CV, liście motywacyjnym). Podstawą przetwarzania tych danych osobowych jest zgoda udzielona przez Kandydata, wyrażona poprzez przesłanie dokumentów aplikacyjnych. Podanie tych danych jest całkowicie dobrowolne, a ich niepodanie przez Kandydata nie uniemożliwi mu udziału w procesie rekrutacyjnym. Administrator zastrzega, iż nie podanie przez Kandydata danych kontaktowych w postaci adresu e-mail lub numeru telefonu może utrudnić kontakt z Kandydatem w procesie rekrutacji.
3. Administrator zastrzega, iż w przypadku, gdy przesłane dokumenty aplikacyjne zawierać będą dane nieadekwatne do celów prowadzenia rekrutacji, takie dane nie będą wykorzystywane ani uwzględniane w procesie rekrutacji.

§ 5. Podstawa przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe Kandydata w związku z udziałem w procesie rekrutacji są przetwarzane:

1. w sytuacji, gdy preferowaną formą zatrudnienia jest umowa o pracę - w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa związanych z procesem zatrudnienia, w tym przepisów Kodeksu pracy – podstawą prawną przetwarzania danych osobowych Kandydata jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art 22(1) §1 Kodeksu pracy);
2. w sytuacji, gdy preferowaną formą zatrudnienia jest umowa cywilnoprawna - podstawą prawną przetwarzania danych osobowych Kandydata jest podjęcie działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
3. w sytuacji, gdy Kandydat przekazuje w dokumentach aplikacyjnych dane w zakresie szerszym niż wymagają tego przepisy prawa, a także w sytuacji przyszłych procesów rekrutacyjnych - podstawą prawną przetwarzania danych osobowych Kandydata jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
4. w celu dochodzenia przez Administratora roszczeń lub obrony przed roszczeniami w stosunku do Administratora - podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), którym jest dochodzenia roszczeń;
5. w sytuacji, gdy Administrator przeprowadza test kompetencyjny w celu weryfikacji kwalifikacji Kandydata - podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), którym jest weryfikacja Kandydata do pracy;

§ 6. Automatyczne podejmowanie decyzji (profilowanie)

Dane osobowe Kandydata nie będą przetwarzane w sposób, który jest związany z automatycznym podejmowaniem decyzji, w tym profilowaniem.

§ 7. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe Kandydata mogą zostać ujawniane przez Administratora zewnętrznym podmiotom, takim jak: dostawcy usług informatycznych, podmioty świadczące usługi księgowe, operatorzy pocztowi, kurierzy, agencje rekrutacyjne współpracujące z Administratorem, doradcy, podmioty powiązane z Administratorem, niezależni rekruterzy w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego.

§ 8. Okres przez który dane osobowe będą przechowywane.

1. Administrator będzie przechowywał Dane osobowe Kandydata przez okres trwania procesu rekrutacji, a w uzasadnionych przypadkach również po zakończeniu procesu rekrutacji, do upływu okresu przedawnienia potencjalnych roszczeń.
2. W przypadku gdy Kandydat wyraził zgodę na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych i przetwarzanie Danych osobowych na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych, Dane osobowe będą przetwarzane przez okres 3 lat od zakończenia ostatniego procesu rekrutacyjnego, w którym Kandydat uczestniczył.

§ 9. Przekazywanie danych poza EOG

Administrator przekazuje Dane osobowe Kandydata poza Europejski Obszar Gospodarczy wyłącznie w sytuacjach, gdy jest to konieczne i z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony tj.:

1. Administrator przekazuje dane do państw, w odniesieniu do których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej dotycząca stwierdzenia zapewnienia odpowiedniego stopnia ochrony danych osobowych; w przypadku zaś innych państw:
2. Administrator stosuje standardowe klauzule umowne wydane przez Komisję Europejską;
3. Administrator stosuje wiążące reguły korporacyjne zatwierdzone przez właściwy organ nadzorczy;

§ 10. Prawa Kandydata w odniesieniu do swoich danych

1. Kandydatowi przysługuje:
   

   (a) prawo dostępu do danych przetwarzanych przez Administratora,

   (b) prawo do sprostowania danych;

   (c)  prawo do usunięcia danych;

   (d) prawo do ograniczenia przetwarzania,

   (e) prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania

   (f) prawo do przenoszenia danych;

   (g) prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

2. Jeżeli Dane osobowe przetwarzane są na podstawie wyrażonej zgody Kandydat ma prawo ją wycofać w dowolnym momencie, co jednak nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem zgody.

§ 11. Zgłaszanie żądań związanych z realizacją praw

1. Żądania dotyczące realizacji praw Kandydata w odniesieniu do swoich danych można zgłaszać w formie pisemnej na adres: Miramar spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Wałbrzychu (adres: Nowa Wieś 155, 58-308 Wałbrzych), lub drogą mailową na adres: [email protected].
2. Jeżeli Administrator nie będzie w stanie zidentyfikować osoby fizycznej na podstawie zgłoszonego żądania, zwróci się do wnioskodawcy o dodatkowe informacje. Podanie takich danych nie jest obowiązkowe, jednak brak ich podania będzie skutkować odmową realizacji żądania.

§ 12. Obowiązywanie Polityki

1. Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana.
2. Aktualna wersja Polityki została przyjęta 24.08.2023 r.